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JPL - Une présentation bien structurée pour un impact optimal
 
Le 21-02-2019
de JPL Communications inc.

Vous devez participer à un groupe de réseautage, un salon où vous tenez un kiosque, un dîner-conférence; vous êtes appelé à livrer un exposé, une présentation de votre entreprise, etc. Dans toutes ces situations, pour gagner la confiance de clients potentiels et leur faire voir les bénéfices à travailler avec vous, une courte présentation s’avère un excellent outil. Il est très efficace d’avoir sous la main un exposé d’une vingtaine de minutes, prêt à être utilisé lorsque l’occasion se présente et cette présentation devrait pouvoir être raccourcie à 10 minutes ou allongée, selon le contexte et le temps alloué.

Définir ses objectifs de communication

En premier lieu, vous choisissez soigneusement votre sujet en fonction d’un objectif général de communication. Est-ce un objectif marketing? Informationnel? De mise à jour de l’information? Etc. Cet objectif oriente la rédaction du texte. Puis, vous définissez l’angle sous lequel vous voulez présenter l’information en fonction de l’objectif spécifique relié à l’événement et à la clientèle. Quel message principal voulez-vous transmettre? À qui? Cet objectif doit se formuler en une phrase simple pour vous assurer que vous ne vous éparpillez pas. Ensuite, vous structurez votre argumentaire de façon à répondre à vos objectifs.

Structurer sa présentation

Comme tout texte, la structure d’une bonne présentation comprend une introduction, un développement et une conclusion pour aider l’auditeur à s’y retrouver et à mémoriser l’information.

Il ne faut pas rédiger votre présentation comme s’il s’agissait d’un texte écrit à remettre. La livraison du message doit s’exprimer plus naturellement. Il faut donc vous donner une structure en mots-clés pour dresser l’ordre de vos idées. L’utilisation de liens (de plus, en effet, cependant, etc.) pour enchaîner vos idées n’est pas essentielle en communication orale, mais elle peut aider à se repérer dans la chronologie des idées.

Si un complément visuel est nécessaire (parce que vous êtes dans une grande salle, parce que vous avez accès à un projecteur ou à une télévision), vous pouvez le créer.

L’introduction

L’introduction prend environ 10 % du temps global de la présentation. Pour vous démarquer des autres présentateurs, peaufinez l’introduction et la conclusion. La plupart des gens introduisent leur sujet de façon minimaliste : « Bonjour, je m’appelle X. Je suis content d’être avec vous aujourd’hui et je vais vous parler de trois sujets… ». Leur conclusion se borne à : « Voilà, avez-vous des questions? ».

L’introduction devrait présenter trois segments :

L’accroche. C’est le moment où vous captez l’attention des gens. Ce peut être de commencer avec une petite histoire, une anecdote, une question. Si vous faites intervenir les gens, vous capterez plus rapidement leur intérêt. L’accroche la plus rapide et la plus simple reste de dire « Bonjour… » et d’attendre une réponse. La plupart des gens ne répondront pas, car ils ne savent pas si vous attendez une réponse de leur part. Alors vous devez répéter en insistant davantage : « Bonjour! ». Quand la salle répondra, vous aurez obtenu l’attention du public en deux mots.
Pour gagner l’attention de votre public, mettez le doigt sur ce qui le préoccupe. Par exemple, pour présenter la façon de gérer un portefeuille de retraite, vous pourriez dire : « Qui a envie aujourd’hui de passer deux heures à entendre parler de gestion de portefeuille en vue de la retraite? Qui a envie de savoir quel niveau de vie il pourra se permettre à la retraite? »

Une fois que tout le monde vous écoute et que vous avez suscité la curiosité, il est temps de vous présenter brièvement, ainsi que votre entreprise.
Le dernier segment consiste à présenter globalement le déroulement de votre présentation, les principaux points qui seront présentés, pour fournir aux auditeurs une orientation claire. Les gens acceptent de suivre quelqu’un qui sait démontrer où il va et semble sûr de lui. C’est un peu comme résumer votre itinéraire.
Le développement

Le développement constitue le cœur de la présentation. Il importe de bien préparer l’enchaînement des idées et d’établir la progression des arguments, du plus faible au plus fort. Une bonne argumentation :

est claire et peut être comprise par un enfant de 7 ans;
est imagée;
est ponctuée d’exemples concrets;
possède un vocabulaire simple et précis.

Autrefois, on disait que la capacité d’attention d’un auditeur était limitée à un maximum de 20 minutes. Aujourd’hui, avec les nouvelles technologies, ce laps de temps s’est raccourci : vous devez être concis et direct. De plus, variez le rythme de la présentation et les moyens qui servent à illustrer vos propos. Par exemple, vous pouvez briser le tempo en posant des questions au public, en faisant participer un spectateur à un exercice, etc. Utilisez des anecdotes tirées de votre expérience qui rendront votre présentation plus vivante. Soyez dynamique! L’humour aide aussi à détendre l’atmosphère et à accrocher le public. Sans être un humoriste professionnel, vous pouvez donner une étincelle à votre présentation par un choix d’exemples farfelus ou rigolos. Il est aussi possible de trouver des citations intéressantes dans des livres spécialisés.

Pour bien faire passer notre message, vous pouvez utiliser un montage PowerPoint qui illustre et appuie vos arguments ou un tableau qui présente les mots-clés et les idées principales. Ces outils sont aidants, mais ils ne doivent pas prendre votre place. Une diapositive doit être lue et comprise en trois à cinq secondes. On ne doit pas y trouver de phrases complètes, mais uniquement des idées sous forme de liste, ou des images.

Si vous avez une promotion ou un service dont vous voulez informer l’auditoire, c’est le temps d’en parler, après avoir présenté votre argumentation, mais ne terminez pas là-dessus. Poursuivez avec la conclusion qui ramènera les auditeurs dans le sujet principal de la présentation.

La conclusion

La conclusion, comme l’introduction, doit être courte, percutante et apprise par cœur, tout en étant naturellement exprimée. Elle doit représenter environ 10 % du temps global de la présentation.

Elle se fait aussi en trois étapes :

Annoncez que vous passez à la fin de votre présentation. Par exemple : « Il me reste deux minutes pour vous parler de… » ou « Avant de passer à la période de questions, je veux vous rappeler que… ». L’objectif de cette étape est de réveiller votre auditoire. Ce changement renouvellera l’attention et vous donnera environ 30 secondes pour repasser votre message.
Faites une synthèse (pas une répétition) du message pour montrer à votre auditoire le chemin parcouru depuis le début de la présentation.

Enfin, amenez les gens à agir et à se réapproprier ce qu’ils ont appris, en les laissant sur une pensée inspirante. Soyez dynamique jusqu’à la fin.
Une présentation bien structurée vous assure une meilleure gestion de votre stress et un plus grand succès. Vous trouverez rassurant de savoir où vous allez et votre public sera ravi d’écouter quelqu’un qui a une direction claire.

Bonne présentation!

Par Annie Bienvenue

 



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